Sistema de Diário Oficial Eletrônico para instituições públicas
Como fica a rotina de publicação quando o diário deixa de ser montado à mão: quem envia, quem publica, o que o sistema faz sozinho e o que a instituição precisa decidir antes de começar.
O problema não é publicar, é montar a edição
Quase toda instituição já publica seus atos de alguma forma. O custo está antes disso: juntar os arquivos que vieram de cinco setores em formatos diferentes, converter, diagramar, numerar as páginas, montar o índice, conferir a sequência e só então assinar. É trabalho manual, repetido todo dia de circulação, e é onde aparecem os erros que depois exigem errata.
Antes
- Atos chegam por e-mail, pen drive e pasta de rede
- Alguém converte e cola tudo em um editor de texto
- Índice e numeração conferidos no olho
- Assinatura feita em um programa à parte
- Publicação subindo o PDF em uma página do site
Depois
- Cada setor envia o próprio arquivo, no formato que já usa
- Diagramação em duas colunas, capa e expediente automáticos
- Índice e numeração gerados a partir das páginas reais
- Assinatura ICP-Brasil dentro do próprio fluxo
- Portal público atualizado no instante da publicação
Quem faz o quê
A separação de responsabilidades não é burocracia: é o que impede que quem redige o ato seja também quem decide publicá-lo, e é o que torna a trilha de auditoria útil.
Editor
Envia os atos do próprio setor, escolhe a categoria e acompanha em que edição cada documento saiu. Pode retirar um documento enquanto ele não entrou em edição.
Publicador
Revisa a fila do dia, define a ordem, gera a edição, assina com o certificado da instituição e publica. É quem responde pelo exemplar que circula.
Administrador
Cadastra usuários e setores, define dias de circulação e feriados, mantém o expediente e o certificado digital em dia.
Cidadão
Consulta o portal sem cadastro, busca por ano, número, data ou palavra-chave, baixa o PDF assinado e confere a autenticidade.
Prefeitura, câmara, autarquia e consórcio no mesmo sistema
Cada instituição é isolada das demais: portal, numeração, acervo, usuários e certificado digital são próprios. Prefeitura e câmara do mesmo município operam sem enxergar os documentos uma da outra, e um consórcio intermunicipal mantém o diário dele sem depender de nenhum dos entes consorciados.
- Portal próprio, com marca e expediente da instituição
- Endereço em domínio da instituição, subdomínio ou endereço padrão
- Numeração sequencial independente, com suplementos e edições extras
- Certificado digital A1 da própria instituição, guardado de forma criptografada
- Trilha de auditoria por instituição, do envio ao download público
O que os órgãos costumam perguntar
Precisa instalar servidor na prefeitura?
Não. O sistema funciona pelo navegador, hospedado fora da instituição. Não há software para instalar em cada máquina nem servidor para manter no órgão, e cada setor acessa com o próprio usuário.
Quanto tempo leva para publicar a primeira edição?
A parte técnica é rápida: cadastro da instituição, importação do certificado digital, criação dos usuários e definição dos dias de circulação. O que costuma determinar o prazo é a decisão interna do órgão sobre quando iniciar a publicação eletrônica.
A câmara pode ter o diário dela separado do da prefeitura?
Sim. Cada instituição é independente: tem portal, numeração, certificado digital, usuários e acervo próprios. Prefeitura e câmara do mesmo município operam sem enxergar os documentos uma da outra.
É possível usar o domínio da própria instituição?
Sim. O portal pode responder por um endereço da própria instituição, por um subdomínio ou pelo endereço padrão da plataforma. As edições continuam as mesmas nos três casos.
O que acontece se alguém publicar um ato errado?
A edição publicada é imutável, e é isso que dá valor à prova. A correção é feita por errata em uma edição seguinte, preservando o histórico. Antes da publicação, o publicador revisa a fila e pode devolver ou recusar um documento.
Dá para publicar edição extra ou suplementar?
Sim. A numeração regular do ano não quebra: extras e suplementos entram na sequência própria da instituição, com o mesmo fluxo de geração, assinatura e publicação.
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